IA privada · Datacenter en España · RGPD

Administración deja de teclear facturas y empieza a cobrarlas

300 facturas de proveedor leídas y contabilizadas solas, impagados reclamados con tacto y la tesorería respondida en lenguaje natural, sin esperar al cierre de mes.

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Administración se ahoga en papeles que una máquina puede leer

Cada factura que entra la abre alguien, la mira, la teclea en el programa contable y la archiva. Cada cliente que se retrasa espera a que alguien saque un rato para llamarle. Y cuando el gerente pregunta “¿cómo vamos de caja?”, la respuesta es “te lo digo cuando cierre el mes”. Agatah se pone en medio de esos tres cuellos de botella.

Probarlo en tu empresa

Tu equipo revisa, no transcribe

La factura ya lleva el proveedor, la base, el IVA y el vencimiento. Agatah los lee (lectura automática de facturas, lo que técnicamente se llama OCR con IA) y los mete en tu contabilidad. Tu equipo revisa, no transcribe.

Los recordatorios de cobro salen solos y a tiempo

Agatah manda los avisos en tu tono, escalonados y sin dramas, desde el primer día de retraso, y solo te avisa cuando toca que hable una persona. Cobras antes y sin la parte incómoda.

La cifra que necesitas, al momento

Preguntas «¿qué vence esta semana?» o «¿cómo vamos de caja?» y tienes el número del ERP en una frase, sin esperar al cierre.

Viernes 18:20 · Gasolinera

Foto del ticket de gasolina

ANTES
El comercial guarda el ticket en la guantera. Tres semanas después aparece arrugado en la mesa de administración, junto a otros treinta, y alguien los pica uno a uno.

CON AGATAH
Le hace una foto desde el móvil y la envía por WhatsApp. La IA lee importe, fecha y proveedor, lo asigna a “combustible” y al vehículo, y lo deja en el ERP con la imagen adjunta.

¿Cuántos tickets se pierden por el camino cada mes en tu empresa?

Día 3 de cada mes · Bandeja de facturas

300 facturas de proveedor al mes, leídas, casadas y contabilizadas

ANTES
Llegan por email, en PDF, en papel y alguna en foto. Dos personas dedican la primera semana del mes a teclearlas y a comprobar contra los pedidos.

CON AGATAH
Las lee al llegar, busca el pedido y el albarán, comprueba que las cantidades y precios coinciden y las contabiliza. Solo pasan a revisión humana las que no cuadran, con la diferencia señalada.

¿Qué haría tu equipo con ese tiempo?

Vencimiento + 5 días · Email y WhatsApp

Impagados: recordatorios cordiales

ANTES
La lista de vencidos crece en un Excel. Cada dos semanas alguien se arma de valor y hace una ronda de llamadas incómodas, siempre a los mismos.

CON AGATAH
A los 5 días manda un aviso amable con la factura adjunta; a los 15, otro más directo; a los 30 avisa al responsable con el historial. Todo con tu tono, y se para en cuanto el pago aparece en el banco.

¿Cuánto dinero tienes hoy fuera de plazo por no haber reclamado a tiempo?

Martes 9:10 · Despacho del gerente

“¿Cómo va la tesorería este mes?”

ANTES
El gerente pregunta y administración responde “dame un rato”: hay que sacar el extracto, cruzar cobros previstos, restar los pagos y montar una hoja.

CON AGATAH
Lo pregunta en español y recibe en segundos: saldo, cobros previstos a 30 días, pagos comprometidos y los tres clientes que más deben. Los datos salen del ERP y del banco, no de memoria.

¿Cuántas decisiones tomas hoy sin la cifra delante porque tardaría demasiado en llegar?

Antes de la remesa · Control previo

Factura duplicada o importe raro, detectado antes de pagar

ANTES
El proveedor envía la misma factura dos veces con dos semanas de diferencia. Se paga dos veces y se descubre meses después, si se descubre.

CON AGATAH
Compara cada factura con las anteriores del mismo proveedor: mismo número, mismo importe o un precio muy por encima de lo habitual, y la retiene con un aviso antes de que entre en la remesa de pagos.

¿Cuándo fue la última vez que revisaste si habías pagado algo dos veces?

Días 1 al 3 · Cierre

El cierre de mes pasa de semanas a días

ANTES
Cerrar es perseguir facturas que faltan, conciliar movimientos del banco a mano y explicar desviaciones que nadie recuerda.

CON AGATAH
Las facturas ya están dentro, el banco viene conciliado a diario y la IA te prepara la lista de lo que falta y las partidas raras. Cierras con la información hecha, no buscándola.

¿Qué pasaría si el día 5 ya supieras cómo ha ido el mes?

Qué automatiza Agatah en tu departamento financiero

Escenas de un mes cualquiera en administración. Cada una, antes y después de tener una IA conectada a tu contabilidad.

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Optimizar mis procesos contables

INTEGRACIONES

Se conecta con tu ERP contable, tu banco y tu correo

No hay que cambiar de programa contable ni migrar la contabilidad a ningún sitio. Agatah se conecta a lo que ya usa administración mediante un acceso controlado, el mismo que darías a un administrativo nuevo: puede leer facturas, crear asientos que tú apruebas y consultar saldos. Tú decides qué puede hacer sola y qué debe pasar por una persona. Al correo entra a leer las facturas y a enviar los recordatorios; al banco, a través de los extractos que ya descargas, para conciliar.

Integrar la IA a mis herramientas

Datos financieros que no salen de España

Facturas, extractos bancarios y márgenes son lo más sensible que tiene tu empresa. Antes de subirlos a la nube de un proveedor extranjero, conviene saber dónde acaban.

Datacenter propio en España. Agatah es una IA privada: vive en nuestros servidores, no en la nube de una big tech. Los datos de tu contabilidad y de tu banco se quedan aquí, bajo el RGPD.
Nada se usa para entrenar a nadie. Tus facturas y tus proveedores no alimentan modelos de terceros.
Coste cerrado, no por factura procesada. No pagas por token ni por documento a un proveedor externo, ni dependes de sus subidas de precio. Presupuesto fijo, como una nómina.
Trazabilidad de cada acción. Cada asiento creado y cada recordatorio enviado queda registrado con quién lo aprobó, para que en la auditoría se explique solo.

Automatiza mi negocio

Cómo se pone en marcha en administración

Sin parar el departamento y sin “proyecto de transformación”: empezamos por la pila de facturas y ampliamos cuando ya funciona.

Consultoría gratuita

Nos sentamos con administración, contamos cuántas facturas entran, cuántos vencidos hay y qué se teclea a mano.

Adaptamos la IA a tu negocio

Le enseñamos tu plan de cuentas, tus categorías de gasto, cómo se llaman tus proveedores habituales y el tono con el que reclamas a un cliente. Deja de ser genérica y pasa a ser la de tu empresa.

La conectamos a tus herramientas

Con reglas claras: qué contabiliza sola, qué deja en revisión, a partir de qué importe avisa y quién recibe las alertas de duplicados.

La usas desde el día uno, con soporte

El primer mes lo hacemos contigo: miramos qué se ha revisado, ajustamos umbrales y afinamos las excepciones. Después, seguimos al otro lado del teléfono, desde España.

Diagnóstico sin compromiso

Prueba la automatización sin cambiar tus programa.

Cuéntanos qué proceso frena hoy a tu equipo y te enseñamos cómo se puede solucionar con Agatah en una sesión sin coste.

Preguntas frecuentes sobre automatizar la contabilidad con IA

¿La IA se equivoca al leer las facturas? ¿Quién responde si contabiliza mal?

Agatah lee la factura, la compara con el pedido y el albarán, y solo contabiliza sola las que cuadran con las reglas que tú fijas. Todo lo que no encaja (proveedor nuevo, importe distinto, IVA raro) lo deja en una bandeja de revisión con una nota explicando por qué. La última palabra la tiene siempre tu equipo de administración; la IA quita el tecleo, no el control.

Trabajamos con Sage, A3 y el banco por la web. ¿Tenemos que cambiar algo?

No. Agatah se conecta a tu programa contable actual (Sage, A3, Holded, Odoo, Contasol y otros) y a los extractos que ya descargas del banco, mediante un acceso controlado que funciona como el de un administrativo más. Sigues cerrando en tu programa de siempre; lo que cambia es quién teclea.

¿Los datos de mis facturas y de mi banco salen de España?

No. Agatah es una IA privada que funciona en nuestro datacenter en España, no en la nube de una gran tecnológica extranjera. Facturas, extractos, saldos y datos de proveedores se quedan aquí, bajo el RGPD, y no se usan para entrenar modelos de nadie.

¿Sirve para una asesoría o gestoría que lleva la contabilidad de muchos clientes?

Sí, y es uno de los casos donde más se nota. La IA lee las facturas de cada cliente, las separa por empresa, las prepara para el programa contable y avisa de lo que falta antes de que llegue el plazo de impuestos. Cada cliente con sus datos aislados y sus reglas.

¿Cuánto tarda en estar funcionando en administración?

Empezamos por un proceso, normalmente la lectura de facturas de proveedor o los recordatorios de cobro, y lo tienes en marcha en unas semanas. Cuando ese funciona, añadimos el siguiente. En la consultoría gratuita te decimos por cuál empezaríamos en tu caso y qué te ahorraría cada mes.

Cuenta cuántas facturas teclea tu equipo cada mes

Con esa cifra y diez minutos de conversación te decimos qué automatizaríamos primero en administración, qué impacto tendría y qué costaría. Sin compromiso y con el diagnóstico por escrito.